DXが上手くいかない
3つの理由
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全体設計をしていない
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初期設定が十分でない
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機能が良く分かっていない
ITが得意な社労士 Senが解決します！
業務の全体設計を見直す
既存の業務プロセスを把握したうえで、ボトルネックを見つけ出し、業務の流れを整理します。全体的な設計を見直すことで、効果が最大化します！
適切な初期設定をする
「DXをしたのに部分的に手計算をしている」典型的な失敗例です。初期設定・各種サービスとの連携を適切にすることで「実感できる効率化」が実現します。
安定稼働するまでサポート
導入後、機能をよく理解せずになんとなく使用していては効果はありません。担当者や従業員への教育などシステムが安定稼働するまでトコトンサポートいたします。
バックオフィスのDX をすべき3つの理由
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1 残業が減る！
勤怠管理・給与計算・社会保険手続き等の業務フローを改善し、作業時間を大幅に短縮いたします。生まれた時間でその他の業務に専念していただけるため、残業する時間は減っていきます。
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2 誰でもできる！
人事労務の情報はデリケートであるがゆえに取り扱いができる人は少なく、少数のスタッフのみが熟練されていきます。しかし、クラウドサービスで情報を可視化すれば、最小限の教育で誰でも担当者レベルの対応が可能になります。業務の属人化が防げます。
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3 どこでもできる！
どこにいてもソフト操作が可能なのが、DXの特徴です。経営者や管理者の方はどこからでもデータ接続が可能となりますので、テレワーク時代には必須です。
作業時間が半分に！ 導入事例①
介護事業所での複雑な勤怠集計
広島市安芸区に３拠点の介護事業所を持つ社会福祉法人共助会様では、3拠点で60名の従業員が多様な勤務シフトで働いています。パソコンとスマートフォンを使った顔認証付き勤怠管理システムを3ヶ月間で実装した事例です。
システム導入のきっかけ
バックオフィス業務を担当していた従業員が産休に入ったことがきっかけになりました。人手が足りず、違う従業員を雇用するか悩んでいたところで、勤怠システムの導入と労務事務のアウトソーシングを提案してもらいました。
これまでの勤怠管理
各拠点で異なるタイムレコーダーによる勤怠管理を行い、毎月手作業でのデータ移行と勤怠集計を行っていました。毎月2日間かけて勤怠集計をしていました。また、夜勤回数・オンコール回数といった独自項目で管理が複雑化し、タイムカードの打刻漏れや打刻ミスの修正という2次的な業務の存在が長時間勤務の原因となっていました。
これまでの残業申請や有給申請の方法
全て用紙での申請でした。月ごとに集約して勤怠集計時に手入力していました。従業員の残業申請について、管理者がタイムリーに状況把握できない仕組みだったため、残業時間が多くなってしまう傾向にありました。
導入後の変化
2日間かかっていた集計作業が1日で終えられるようになりました。タイムカードの打刻漏れや打刻間違いがあり、まだまだ安定稼働には至っていませんが、この先まだ時短ができそうです。また、他拠点勤怠のオンライン確認やテレワーク作業ができるようになりました。
従業員さんの反応
大きな問題なく導入できました。勤怠管理の方法だけでなく有給・残業申請の仕組みも大きく変わりましたが、問題ありません。従業員同士でフォローし合うなど、コミュニケーションが増えるきっかけにもなりました。
業務改善の最大のメリット
作業時間が改善しました。バックオフィス業務は簡潔にして、本業である介護事業に注力していきたいと思っています。また、組織の「デジタル適応力」を確認することができたのが大きいです。システム導入への心理的ハードルが下がったと感じるので、現場業務の改善にも取り組んでいきたいと思っています。
弊社の対応
ZOOMやチャットツールを利用したやり取りが主でしたが、良かったと思っています。パソコンの画面を共有しながら説明が聞けることやデータの移行が簡単だという事が分かりました。施設への来訪制限をしなければならないご時世に順応する機会にもなりました。
導入の流れ
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１.ヒアリング
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２.システム選定
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３.設定・構築
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４.テスト導入
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５.本格導入
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６.サポート
よくあるご質問
- 顧問契約をしていないのですが、システム設定だけでもお願いできますか？
- はい。可能です。
- 取り扱っているシステムにはどんなものがありますか？
- 現時点で導入の経験があるのは下記の通りです。
勤怠システム：MoneyForward勤怠、KING OF TIME、IEYASU
給与システム：MoneyForward給与、freee
労務管理システム：SmartHR
その他、お客様のニーズに合わせて取扱いシステムは拡大していきます。私たちはシステムのベンダーではないので、特定のシステムにこだわってご提案することはございません。フラットな視点で、貴社に最適なシステム選定をいたします。 - 会社独自の勤怠ルールが複雑なのですが対応できますか。
- はい。対応できます。勤怠システムも数多く存在し、システムごとに月々利用料も異なりますので、ご予算を踏まえ、お困りのことを解決できる方法をご提案いたします。
- 既に自社で使っている給与システムがあるのですが、連携が可能でしょうか？
- システムによってはAPI連携できる場合があります。たとえAPI連携ができなくとも、CSV取り込みができれば、大抵の場合は問題なくデータを繋ぐことが可能です。
- 料金体系を教えてください。
- 従業員数、導入するシステムの種類や数、私共がどのレベルまで関われるか詳細にヒアリングをさせていただいてからお見積りをご提案させていただきます。ヒアリングの段階では料金は発生いたしませんので、どうぞお気軽にご相談ください。
- 既存のシステムがあるのですが、過去データ移行もやってくれますか？
- はい。(移行が必要なデータの内容・量に応じて料金を頂戴いたします。)
- 導入後のサポートはどこまでしてくれますか？
- システムが定着するまでとことんサポートいたします。当初お伺いした内容の仕様書で作成して終わりということは決していたしません。小さな設定変更も、保守期間内であれば追加料金無しで何度でも承ります。【貴社専任の労務システム管理担当者】と思っていただき、何でもご相談いただければ幸いです。
- 従業員の反発があるのではと、なかなか一歩を踏み出せずにいるのですが…。
- このようなお悩みはよくお聞きします。社内の仕組みがある程度完成されていて、従業員さんが不満をお持ちでない組織であれば尚更かと思いますが、方法を工夫することでできるだけスムーズに導入できます。例えば、いきなり全社で運用するのではなく小さなグループから始めて少しずつ拡大する、従業員さんへのご説明を我々が代行する、等。会社のご状況に合わせて、最適な方法を一緒に考えます。 とは言え「始めてみたら意外とすんなりいった！」というパターンが多いと感じています。
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